4 ideas para que el tiempo no te pille por sorpresa
No seas el plasta que embute 50 diapositivas en 5 minutos
Seguro que has vivido alguna vez esta escena.
Alguien está haciendo una presentación y, de repente, empieza a acelerar y a saltarse diapositivas "porque no le da tiempo".
Va saltando de idea en idea sin profundizar, sin detallar, como una máquina programada para llegar a la última como sea.
¿El resultado? Una mala sensación justo en uno de los momentos más importantes. El tramo final de una presentación es clave para hacer las conclusiones, fijar las ideas principales y movilizar hacia la acción.
Sin embargo una mala planificación del tiempo acaba haciendo saltar por los aires la imagen profesional. Y es que una buena presentación no se construye solo con un contenido brillante y una buena entrega. Además debe haber una perfecta gestión de los tiempos.
Hoy exploramos un poco más algunas técnicas que puedes utilizar para gestionar el tiempo en tus presentaciones, que no te pille el final por sorpresa.
1 Planifica el tiempo antes de la presentación:
Antes de salir a presentar, es fundamental tener una planificación detallada del tiempo. Calcula cuánto tiempo necesitarás para cada sección de tu presentación, incluyendo la introducción, los puntos principales y la conclusión.
Por poner un ejemplo, asigna aproximadamente un tercio del tiempo total a la introducción y desarrollo, y reserva el resto para preguntas y discusión al final.
Esta estructura no solo te ayuda a organizar tus ideas, sino que también te permite gestionar mejor el flujo de la presentación.
2 Plantéate utilizar un cronómetro
Durante la presentación, contar con herramientas como cronómetros y alarmas puede ser de gran ayuda.
Configura un cronómetro visible para monitorear el tiempo y asegurarte de que cada sección se ajuste al cronograma previsto. Las alarmas configuradas en puntos estratégicos te ayudarán a recordar las transiciones y asegurarte de que estás avanzando según lo planeado.
Este enfoque no solo te ayuda a mantener el ritmo, sino que también te da confianza para enfocarte en tu mensaje sin preocuparte por perder el control del tiempo.
3 Técnicas para Acelerar o Desacelerar:
Es crucial ser flexible en tu presentación, especialmente cuando se trata del ritmo. Actuar como un robot seguro te va a acabar llevando a luchas contra el reloj.
Si te encuentras avanzando demasiado rápido, respira profundamente y toma un momento para recobrar el ritmo adecuado. Recuerda, la audiencia no está ahí para fastidiarte y hacerte pasar un mal rato, al contrario. Todo el mundo quiere que vaya bien. Así que relax.
Por otro lado, si sientes que estás avanzando demasiado lentamente, acelera un poco el ritmo. No se trata de que hables tan rápido como un presentador de pasapalabra, sino de que entres un poco menos en detalle tal vez. No te vayas por las ramas ni abras temas paralelos o sobrevenidos.
Practicar estas técnicas durante los ensayos te dará la confianza para ajustarte según las reacciones de la audiencia en tiempo real.
4 Establece puntos de referencia
Para saber si debes acelerar o frenar es conveniente que fijes puntos de referencia a tu presentación.
Divide mentalmente tu presentación en secciones o puntos clave y asigna tiempos aproximados para cada uno. Esto te ayudará a gestionar la velocidad según sea necesario. Por ejemplo, si tienes cinco puntos principales y 20 minutos en total, cada punto debería tomar aproximadamente 4 minutos.
5 Manejo de Interrupciones y Preguntas:
Dependiendo del formato puede que las preguntas y las interrupciones sean inevitables. Para gestionarlas dentro del tiempo asignado, establece expectativas claras desde el principio sobre cuándo y cómo se pueden hacer preguntas.
Si una pregunta requiere más tiempo del planificado, ofrece una respuesta breve y educada, y sugiere abordarla con más detalle después de la presentación. O si aparece un tema que debe tratarse en otro ámbito, dilo. Utiliza la asertividad pero no dejes que una mala gestión de preguntas destroce lo que has venido a hacer.
Deja las reglas claras acerca de la duración de este tiempo para preguntas. Aunque tú no tengas prisa hay un horario previsto y es importante respetar el tiempo de todo el mundo.
6 Utiliza señales visuales discretas
Si tienes un moderador o alguien que te ayude con el tiempo, acuerda señales visuales discretas para indicarte cuándo debes avanzar o cerrar una sección.
Por ejemplo, podrían levantar ligeramente la mano cuando te queden 5 minutos, y luego hacer un gesto más claro cuando sea hora de concluir.
7 Practica, ya sabes
Para asegurar una gestión efectiva del tiempo, practica con regularidad con un cronómetro y ajusta tu presentación según los resultados.
Recuerda mantener la calma y la flexibilidad durante la presentación para adaptarte a cualquier cambio en el tiempo. Además, utiliza el tiempo adicional al final para recapitular los puntos clave y permitir una discusión más profunda si es posible. Al dominar estas técnicas, mejorarás significativamente la calidad y el impacto de tus presentaciones.
Manejar el tiempo durante una presentación no solo se trata de cumplir con un horario, sino de optimizar la experiencia tanto para ti como para tu audiencia. Acabar de cualquier manera una presentación es fracaso garantizado.
Así que la próxima vez que vayas a dar una charla, ojito con llevar tropecientas diapositivas solo por si acaso.
Charla recomendada
Hablando de gestión del tiempo, aquí tienes la charla que dio el gurú del tema David Allen en TEDxAmsterdam.
David Allen es muy conocido mundialmente a raíz del éxito de su libro en el que describía la metodología GTD (Getting Things Done). Esta charla además te puede ayudar a planificar tu próximo proyecto (¿una charla tal vez?).
Curiosidad: fíjate como al pie del escenario hay un reloj con cuenta atrás que le sirve a David Allen como referencia del tiempo que lleva y le queda.