Detallitos que marcan la diferencia
Todavía andamos los dos de resaca emocional después de un fin de semana poco menos que épico.
Ojo, que no es lo que piensas. No estamos hablando de un fin de semana lleno de excesos. La cuestión es que de viernes a domingo hemos estado en el III Gathering de equipos TEDx de España y Andorra. Bueno, y con la participación también de equipos TEDx de otros países como Francia, Brasil o Estados Unidos.
Quédate un poco más porque todo ello nos ha servido para repasar algunas cosillas a tener en cuenta si vas a organizar algo con charlas.
Verás, nuestro fin de semana tenía dos objetivos muy claros.
Uno, el contacto entre personas que tiran adelante de forma voluntaria sus propios eventos TEDx. Personas con las que compartes preocupaciones, problemas y también ilusiones y ganas.
El segundo era tener tiempo para tratar a nivel técnico cuestiones que son complejas hasta para nosotros. Por ejemplo, la preparación de charlas TEDx de forma que se parezcan lo más posible a las que prepara TED. O la gestión de nuestros equipos, o la captación de patrocinios y unos cuantos temas más.
Así que lo que hemos hecho es diseñar todo este encuentro entre nosotros mismos, colaborando entre diferentes equipos TEDx de toda España. El resultado ha sido maravilloso y, como te decíamos, hemos tenido que repasar algunas cuestiones fundamentales de las que tú también puedes aprender algo.
Puede que en tu empresa organicéis una jornada anual con clientes o con todo el equipo. O tal vez un congreso, un foro o jornadas similares. En ese caso, ten en cuenta que cuanto mejor lo tengas controlado, menos vas a sufrir.
Aquí te dejamos una lista con alguna de las cuestiones a las que deberás prestar atención:
El programa.
Ten una escaleta preparada con todo lo que va a pasar durante el día. TODO. Todo incluye todo, desde que amanece hasta que se hace de noche. Eso incluye tareas como:
Montajes
Acreditaciones
Iluminación y sonido, con sus pruebas
Ambientación del espacio
Colocación de sillas
Reparto de materiales
Catering
Recogida y limpieza
Esa escaleta no solo debe incluir cada tarea y la hora a la que se debe ejecutar, sino también información como quién es el responsable, si incluye materiales u otras informaciones que puedan ser relevantes para ti.
Ten las presentaciones preparadas
Es obvio, pero se nos olvida a menudo con las prisas. Procura tener antes de llegar al evento (de hecho, mucho antes) todas las presentaciones descargadas y preparadas para la gran pantalla.
Evita la dependencia de los archivos en la nube y ten respaldo de algún tipo para los porsiacaso. Shit happens, ya sabes…
Ojo con los tiempos
Si has preparado una escaleta habrás previsto una duración para cada contenido. Ten eso presente durante toda la jornada, es muy desagradable para un asistente darse cuenta de que sistemáticamente no se respetan los horarios.
Avisa a las personas que están presentando de su duración. Hoy lo tenemos chupado, se puede hacer hasta con un cronómetro en el teléfono móvil. Simplemente avisarles de que les mostrarás el reloj cuando falten minutos para acabar de forma que puedan centrar su mensaje.
Revisa los contenidos
Por muy buena voluntad que le ponga todo el mundo la responsabilidad general recae sobre el que organiza. Así que ocúpate también de comprobar que los contenidos que se van a tratar se ajustan a lo que estaba previsto y que no se solapan presentaciones.
Prueba los micros
Aunque te digan que hay micros disponibles, pruébalos antes. Cuesta nada y menos y te va a quitar más de un susto en directo.
¿Sabes ese momento en el que alguien levanta el micro y no se oye nada? La forma más sencilla de evitar los nervios y la tensión con eso es simplemente probando los micros.
Prueba el mando de presentaciones
Lo más habitual si hay presentaciones audiovisuales es que tengas un mando a distancia para controlar el pase de diapositivas.
Un consejo, pruébalo también. Aunque lo estés utilizando todas las semanas. Nunca sabes cuándo se van a acabar las pilas o te va a dejar en la cuneta.
Y si puedes ten uno de recambio porque llegado el caso de que no funcione puede ser un verdadero marrón.
Acústica
Algo a lo que tampoco prestamos atención y generalmente delegamos en el lugar en el que vamos a estar. Ojo con esto, hay salas que necesitan un pequeño refuerzo. Dos simples altavoces al final de la sala pueden evitar problemas como que no se escuche bien o que el sonido rebote.
Prepara los recuerdos
Considera contratar a un fotógrafo profesional para tener excelentes imágenes del evento. No solo para tener buenos recuerdos, también son un gran material de comunicación para el futuro. Con ellas puedes preparar un buen informe, un dossier o una nota de prensa. En nuestro caso pudimos contar con Juan Segovia de forma voluntaria.
Merchandising
Dale una vuelta al posible merchandising de tu evento, pero dale un sentido. Busca artículos y propuestas que puedan llevar tu relato mucho más allá y que refuercen el mensaje de toda la jornada.
Catering
Un mundo en sí mismo, pero puede ser clave. Ojo con todo lo relacionado con intolerancias alimentarias y preferencias, si no lo has previsto puede acabar siendo un dolor de cabeza.
Lo mejor es que tengas esa información directamente en las inscripciones y la compartas con restaurantes y catering, concretando dónde y de qué manera se van a servir.
Charla Recomendada
Hoy te traemos una charla que probablemente conozcas porque tuvo una repercusión enorme. Se trata de la de Simon Sinek en la que explica su conocida y reconocida teoría sobre el círculo de oro.
La charla es brillante y excepcional por su originalidad pero…presta atención al audio. Parece increíble que una charla así tenga graves problemas de producción, así que mejor prestar atención también a estos aspectos.
