Las presentaciones de empresa son distintas
Las presentaciones en empresa son un formato específico y distinto de, por ejemplo, las conferencias en grandes escenarios.
Nos estamos refiriendo a situaciones como la presentación de un proyecto, una demostración de producto o algo tan común como es una formación.
¿Son situaciones en las que deberás hablar en público? Por supuesto.
¿Es lo mismo dar una conferencia en un gran auditorio ante una audiencia de cientos de personas que resolver dudas en una sala con tu mejor cliente? Claro que no.
De manera que muchas de las ideas que leerás por ahí sobre hablar en público te van a parecer nada aplicables a tu caso, y es normal.
Eso no quiere decir que no tengan muchos puntos en común, claro que sí. Sin embargo todos sabemos que hay muchas otras particularidades que hacen que la cosa sea completamente distinta.
Por ejemplo, una conferencia se ensaya de forma profesional y acaba consiguiendo tener un control del tiempo bastante alto. Claro que puede haber variaciones por eso del directo, pero una charla adecuadamente ensayada tiene una duración bastante previsible.
Esto los organizadores de charlas TEDx lo sabemos bien. Solo viendo los guiones escritos cualquier coach de oratoria te sabría decir con poco margen de error cuánto durará esa charla.
Ahora imagínate otras situaciones del mundo de la empresa. Por ejemplo, una formación a clientes sobre un nuevo producto que vais a lanzar. ¿Crees que la podrás llevar igual de ensayada o habrá margen de error?
Bueno, la respuesta es un poco a la gallega. Sí, no y todo lo contrario a la vez, verás.
El hecho de que no pueda estar tan acotada como lo está una conferencia no quiere decir en absoluto que no deba haber diseño detrás y cierto control.
Deja que te demos algunas ideas que te pueden ayudar a tener un control de tiempo adecuado, aunque tengas delante clientes más preguntones que el repelente de la clase.
Establece puntos de control en tu diseño
No nos cansamos de decirte que para cualquier situación en la que debas hablar en público debe haber una fase de diseño. Te va a ayudar a tener menos sustos, a ganar confianza y lo más importante, te ayudará a conseguir tus objetivos.
Bien, en esa etapa previa de diseño lo que debes hacer es un guión de las partes que vas a querer tratar, dimensionando cada una de ellas con los contenidos y actividades que vas a necesitar.
En tu diseño deberás incluir los tiempos parciales para cada parte, de manera que puedas tener sobre la marcha una idea clara acerca de si te estás yendo o no de tiempos.
Eso sí, no estés revisando tu reloj cada cinco minutos. Busca la forma de controlar la hora sin que se note. Las herramientas que te dan las aplicaciones de presentación te pueden ser de gran ayuda en este punto.Guarda algo de tiempo para las preguntas
Te vas a encontrar seguramente diferentes situaciones, en algunos casos preferirás que te hagan preguntas sobre la marcha y en otros que las hagan al final.
Sea como sea, y aunque te hayan hecho preguntas durante la sesión, guarda unos pocos minutos al final para que no quede nada por aclarar.
A lo mejor te estás preguntando qué pasa si nadie pregunta. Pues no pasa nada, para eso están los planes B. Por ejemplo, hacer un cierre resumen con las ideas principales de la sesión.Deja márgenes
Especialmente si tienes poca experiencia es posible que quieras tener un control absoluto de la situación y que lleves más contenido que Tarantino a un guión.
De verdad, tampoco es eso. Es bastante probable que ocurran cosas, como que debas ampliar una explicación, aclarar algún punto o simplemente no se te ocurrió mencionar noséquétema.
Así que no dejes que tu planning sea un corsé de los que no deja respirar, al contrario.Prepara material de sobra
De la misma manera que te decimos que el planning no debe ser un corsé te decimos que traigas cartas ocultas. Prepara material de sobra, lleva ejercicios y actividades de más, aunque tengas bastante claro que no los vas a utilizar.
El motivo es muy sencillo. A veces algo que has diseñado con todo el cariño simplemente no funciona y lo que debía durar, por ejemplo, 30 minutos se acaba en 10. Nada peor que ese miedo que cala en los huesos de no saber qué decir porque te sobra tiempo.
No temas, la forma de evitarlo es tan sencilla como lo que te decimos: lleva material de más. ¿Qué pasa si no lo necesitas? Nada, absolutamente nada.Acaba a tu hora
Lo de cumplir los horarios es ley. A la hora de empezar, se empieza, nada de minutos de cortesía. Eso es una descortesía para todos los puntuales.
Pero a la vez debes cumplir tu horario y respetar el tiempo de los asistentes. Ni se te ocurra hacer una chapuza del tipo ofrecer alargar la clase. Habrá quién no pueda y le va a sentar como un tiro.
La solución la tienes en lo que hemos comentado más arriba. Haz un buen diseño, establece puntos de control y domina tú el tiempo. Si sigues estos sencillos consejos seguro que no necesitarás alargar innecesariamente ni un minuto.
Charla recomendada
Hace unos años Al Gore sorprendió al mundo con su activismo en relación con la lucha contra el cambio climático. Los que le daban por amortizado después de su etapa como vicepresidente de Clinton sin duda se equivocaban.
Al Gore se desveló entonces como un gran comunicador, fue capaz de conectar con el gran público un mensaje que los científicos llevan décadas explicando.
Una de las claves de su éxito reside en su milimétrica preparación de las charlas, algunas de ellas desde el escenario de TED.
Y también Al Gore ha ido mejorando sus charlas con el tiempo. Y si no nos crees, echa un vistazo al vídeo:
